会计电算化工作指南之《如何甩掉手工帐》

电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。

一、试运行

电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。这一阶段称为试运行阶段。

1、试运行的目的

会计核算软件，无论是自己研制或是购买的，一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。但是，首先，这些测试一般是采用数据模拟方式，与单位实际会计业务相差很远;其次，对一些通用软件，大量的初始化定义工作如成本核算、报表编制等，都由用户定义，也难免出现差错;此外，会计软件是一种待殊软件，使用时要确保万无一失。因此，会计核算软件必须经过试运行才能投入正式作用。

(1)、会计核算软件的功能检查。通过试运行，检查核算软件所能完成的功能是否达到了原设计的要求，每一功能模块是否按规定的处理程序及方法完成核算业务。

(2)、正确性检查。通过试运行，并与手工比较，检验会计核算软件在记帐、编制报表、成本核算、工资计算等业务处理的正确与否。

(3)、合法性检查。检查会计核算软件是否符合财政部关于会计核算软件的几项规定的有关要求，是否符合财政部门制定的财务会计制度。

(4)、可靠性、安全性检查。检查整个系统在运行过程中是否安全可靠，能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等等。

(5)、及时性。系统运转，能否保证及时提供、上报有关会计信息，包括帐、表等。

(6)、例外情况检查。通过试运行，及时发现一些原先设计时未加考虑的例外事件，并及时采取措施，改进完善软件。

总之，通过试运行，及时发现设计中的一些错误、问题，排除一些隐患，完善功能，保证会计核算软件在投入使用后尽量不发生或少发生问题。

2、试运行阶段的主要工作

财政部规定，会计核算软件要经过三个月以上的试运行。对于由财政部主持评审的商品化会计核算软件，要求在四个以上用户跨年度运行半年以上。

在试运行阶段，一方面手工核算工作仍要继续，另一方面要花力量组织并输入计算机会计核算所需的当月数据，包括记帐凭证、成本核算数据、职工考勤等，操作计算机完成有关会计核算业务，并输出所有总帐、明细帐、报表和有关核算中间结果。分析计算机输出结果与手工帐表数据比较，查找差异原因，若属软件设计原因，就必须由有关人员修改程序，改正缺陷。

3、试运行阶段应注意的问题：

(1)、试运行阶段，手工和计算机两套系统同时运转。这势必增加财会人员的工作量。一般会计人员除了需多编制凭证外，还负责输入或复核和结果分析比较等任务，工作量十分大，因此，一定要加强管理，做好思想工作，领导要大力支持，全力以赴，协调好各方面的关系，赢得有关人员特别是财会人员的理解和支持，保证试运行工作顺利进行。

(2)、试运行要取得预期效果，除了软件性能外，还要依靠慎密的组织、严格的管理和较好的人员素质。因此在此阶段，要按照有关要求，有计划有步骤开展工作，并严格遵照系统使用操作说明书和有关管理制度。并必须配备熟悉本单位会计核算业务和电子计算机知识、系统开发知识的系统管理人员。目前，许多单位试运行时间拖得很长，有的超过几年，甚至最后失败，往往不是软件本身设计问题，而是应用部门在这些方面跟上不，最后不得不甩掉计算机，回到手工核算状态。

(3)、输入的数据尤其是凭证数据准确与否是保证手工与计算机输出结果一致的关键。记帐凭证编制必须严格按照系统有关规定，不得省略有关项目、内容，科目必须明细到规定的最低级数，保证凭证输入的质量，所有记帐凭证在记帐前必须复检，杜绝凭证重输、漏输。

(4)、电算化会计信息系统可能在某些方面改变了原手工处理习惯和方法，因此，必须敦促会计人员按新的要求、新的方法处理，以保证核算结果的可比性。

(5)、手工核算与计算机核算结果的一致性问题。一般情况下，这两者结果应该一致。但由于计算机精度高，通过计算机计算出来的一些数据，与手工有一定误差。如成本核算中的水电汽暖费、材料差异、工资、车间经费、企业管理费等费用分配，可能会出现几分、几角的误差，导致手工与计算机核算对不起来，也影响到有关总帐、明细帐，最后影响有关报表。这种误差属正常的，不应是问题。因此对于手工与计算机核算结果不一致问题，首先应分析差异原因，是正常的还是不正常的，对不正常的，还要看是人工原因还是软件问题，然后纠正。

二、替代手工核算程序

1、替代手工核算的基本条件

当电算化会计信息系统经过一定时期的试运行，达到有关要求规定，就应甩掉手工，由计算机完成会计核算工作。会计电算化的首要目的，就是要使财会人员摆脱繁琐的记帐、算帐、报帐工作。但是对通过试运行没有发现问题或发现问题及时得到改进的会计软件，不能保证在正式运行中不出问题。要保证正常运转，还需要具备相应的条件，因此，财政部在“会计核算软件管理的几项规定中规定，替代手工记帐必须具备以下条件：

(1)、单位获得“会计工作达标单位”证书。

(2)、采用的会计核算软件已通过评审。

(3)、与手工并行运行三个月以上，保存有完整的与手工核算相一致的数据。

(4)、配有专门或主要用于会计核算工作的计算机可计算机终端，并配有指定的专职或兼职的上机操作人员。

(5)、有严格的操作管理制度，包括操作人员工作职责和工作权限;预防记帐凭证等数据未经审核而输入计算机的措施;预防已输入计算机的记帐凭证未经复核而登帐的措施;必要的上机操作记录制度。

(6)、有严格的硬件、软件管理制度，包括保证机房设备安全和计算机正常运转的措施;会计数据和会计软件安全保密的措施;修改会计核算软件的审批、监督制度。

(7)、有严格的电算化会计档案管理制度。

2、替代手工核算的审批程序和要求

各单位替代手工记帐的审批，分别由以下单位办理：

(1)、地方各单位由同级财政部门或其授权单位审批。

(2)、国务院直属单位由国务院各业务主管部门批准，年末一次汇总，报财政部备案。

(3)、军队各单位的审批权限由总后勤部财务部规定。

申请单位应提交以下资料：有关会计电算化的内部管理资料;计算机会计科目代码和其它有关代码及编制说明;试运行简况及输出的帐、证、表样本。

3、替代手工核算的二种方式

从试运行向计算机系统转换，替代手工核算，一般有两种方式：一种方式是全部核算业务一次性完成转换;另一种方式是分阶段逐步转换，以保证系统可靠，平衡过度。对于会计业务量大，处理复杂的系统，宜采用分阶段转换方式，先易后难。对于那些业务简单或单项应用的核算业务，可用一次性转换方式。

三、电算化会计信息系统的使用

电算化会计信息系统替代手工核算后，大部分会计核算工作就由计算机完成。在这一阶段，会计人员的主要工作有：

(1)、安软件要求在计算机上完成各种帐、表的月、季、年初始化工作;

(2)、记帐凭证编制及审核工作;

(3)、输入日常核算数据，包括记帐凭证、成本核算数据、职工考勤、新增固定资产卡片等，并复核;

(4)、操作计算机完成各项核算业务;

(5)、查询和打印输出有关会计帐目、凭证、报表及其他有关会计数据;

(6)、保管好会计档案资料;

(7)、做好软件、硬件日常维护工作。

系统运行过程中，必须严格按照操作管理制度、维护管理制度、会计档案管理制度和操作规程的规定要求，不得有半点马虎。