会计电算化条件下的会计档案管理工作

随着会计电算化的普及与深入，会计工作行程与会外信息系统设计都在一定程度上受到了影响。作为会计工作的一个重要环节与会计基础工作的一项关键内容，会计档案管理工作也相应发生了一些变化。

会计档案是经济业务的历史记录和重要依据，有着极为重要的经济意义与法律意义。会计电算化使大量信息由存放于传统的纸介质转向磁盘、光盘、胶片等新兴介质，而会计信息也从来像今天边样丰富，大量明细化核算资料与会计综合资料形成了海量数据，这在一定程度上形成了几个误区，一是认为计算机磁盘、光盘上各种数据应有尽有，既然不可能全部打印出来，索性不用打印了；二是认为计算机不可靠，只有将会计资料打印出来才可信赖；三是认为电算化条件下的会计档案工作与原来没什么不同，只要保管好凭、账簿、报表就行了。这些想法都没有充分考虑到电算化条件下会计档案管理工作的新变化和新要求，具体来说主要有以下几方面应当引起足够的重视。

1、保密性要求进一步增强。会计部门是企业信息处理的核心，会计信息常常涉及企业深层次的机密。如预决算数据、材料采购与产品销售价格、成本构成比例、客户与供应商往来情况等重要的资料，一旦被竞争对手获得或窃取，会给企业造成难以估计的损失。

从内部来讲，如果企业内部网络建设不够严密，会计信息通过局域网为非授人员窥知，如薪金、费用、信用卡资料等数据，会给企业管理造成不利影响，而信用卡资料一旦为他人非法利用会使持卡人蒙受较大的经济损失。因此，在电算化条件下，企业财务、信息等部门应进一步增强保密观念。提高会计档案的保密性要求。

2、存储与调用要求增添了新的内容。电算化条件下，除了必要的会计档案以电子存储和纸介质存储两种形式立档保存外，更多的数据仅以电子数据状态保存。这就给档案存储提出了新的技术要求：防磁、防尘、防光、防潮，同时必须定期复制、防病毒感染，决不是简单地放入档案柜一锁了之。

目前，财务软件的备份数据多数具有不可分割的弱点，一张备份盘往往包含了大部分财务信息，一般说来这些数据只有通过财务软件才能打开，由软件根据权限决定其使用范围。但是一些财务软件尤其是早期的财务软件，加密程度低，具备数据库知识的人可以很容易地打开，甚至随意更改。这要求会计档案管理工作者必须避免借用者越权使用。现在普遍建议财务部门采用大型数据库系统，有条件可以建立数据仓库系统，借鉴并利用其严密的安全机制。这一点企业开发或外购财务软件时要慎重考虑。

3、网络化发展给会计档案管理工作提出了新的课题。会计电算化发展到今天，网络化趋势越来越鲜明。首先是局域网，财务系统的设立一般采用三种模式：一是集中型。管理信息系统在一个服务器下处于一个局域网，这有利于信息资源共字，弱点是财务信息易受到财务部门以外人员的截取。二是独立成体系。财务部门与其他部门的系统是分割的，数据联系是单向的，只能由财务部门主动提取或送出数据、这明显不适应现代IT潮流和ERP建设的要求。三是子系统型。在整体局域网下，财务部门再设立子局域网，实现双重安全验证，缺点是增加了运行成本。应该说*9种模式是方向，但同时应借鉴第三种模式的优点，以充分适应会计档案管理工作的要求。

其次是因特网。过去企业主要采用点对点远程通讯，与因特网相比通讯成本、易用性等方面存在明显不足。现在各企业通过因特网传输数据是十分普遍的事情，但多数采用明码传输，安全性方面并不十分可靠。一些软件公司面向中小企业推出了网上理财软件，甚至出现了网络会计，部分大企业也开始着手将财务软件或管理信忠系统平台向因特网移植，这些努力将对财务软件的发展产生一定影响，同时也给会计档案管理工作人员提出了新的任务和挑战。