一场活动的成功举办，看起来似乎是在特定的时间和特定的地点成功完成任务，但是实际上一场大型活动的筹办，比你想象的可能要复杂的多。为什么之前一直建议大家在大学期间多参加社团活动呢，当你作为不同的身份去面对一场活动的时候，你所理解的内容和获取的价值是不同的。作为观众，可能只是因为活动的某个节目而欢乐，作为活动的参与者可能会较为紧张，但是增加了实践的机会和站在舞台上面对千人的勇气，作为活动的执行人可以了解一场活动的规划并增加实践机会，作为活动的负责人或者主办方可能会增加随机应变的能力以及组织管理能力。

一场活动从一个想法开始，会议讨论，立项，写活动策划案，，与上级领导对接(校领导)，得到领导批示，允许召开会议，会议讨论，完善策划案，团队分工，将团队分为多个小组，有人负责活动的统筹，有人负责活动的宣传，有人负责活动的邀请，有人负责活动的人员，有人负责活动的技术，有人负责活动中的场务，将团队分工完毕后，这场活动就正式开始启航了。

根据准备的进展确定会议时间根据领导的行程安排协调时间，将会议活动中的流程进行简单的划分，分出其重要性，根据其重要性，着手安排会议准备工作。每个人的准备工作却都是不太简单的，每个部门都有着自己主要负责的关键所在。

负责活动宣传的部门，需要考虑宣传文案，宣传海报，宣传话术，宣传目标，宣传渠道，宣传资金，宣传数据，要着重考虑在不同的渠道可能可以达到的数据效果，并做出相应的数据分析让领导定夺，并申请相应的资金，宣传开始后，要时刻关注会议定向，关注宣传数据与技术部门对接获取活动参与人数以及相对应的公众参与度。

负责活动邀请的部门，需要考虑邀请的对象，邀请的部门，邀请的职位，邀请的文案，邀请的话术，邀请函的制作，与会务组的对接，对邀请人员的会场安排。要着重考虑邀请对象的职位级别以及不同的身份来选择不同的话术。将需要邀请的人员以Excel表格呈现，并根据其邀请的情况进行记录，对待其重要客户或者重要嘉宾一些邀请话语或者由谁来邀请要由领导定夺，重要内容：绝不能与任何邀请人员发生任何冲突，绝不能未经过领导批准，私自进行邀请，与领导之上的更大领导邀请之前一定要再三确认。

负责活动人员的部门需要考虑的是这场活动需要多少人的配合，需要考虑负责场务的人，负责播放ppt的人，负责迎接的人，还有需要负责礼仪的，负责引领的。这里面可能会涉及到很多非专业人士以及非工作人员，可能会考虑到去找学生兼职，但是这里面就需要考虑一个问题，兼职人员是否能够准时到达会场，是否能够如约履行承诺，是否能够负责以及完成所需要的任务，能力是否符合于工作需求。例如说，需要搬桌子，那就需要身强力壮的小伙子，例如说外语协助，那就需要英语较好的兼职人员，例如说需要与嘉宾沟通或许与被邀请人沟通，那就需要性格较好，可以较好的与陌生人沟通的人员，所以这一切实际上需要的是很大的一个考核工作。同时还需要考虑若有人没来，有没有备用方案，不可能因为一个人的失信，而导致整场活动推迟吧。所以说备用方案也就是需要考虑的问题，但是同时还需要考虑增加的成本问题。