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资料员专业管理实务
建筑工程资料管理的必要性
1.加强规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。
2.是城建档案的重要组成部分，是竣工验收，认定工程质量等级的必要条件
3.是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修等的重要技术依据
4.监督单位和个人按照标准、规范和规程进行工作
5.为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息。
建筑工程资料的特征
1.复杂性 2. 随机性 3. 时效性 4. 真实性 5. 综合性
（三）相关的基本概念
建设工程项目：经批准，按照一个总体设计工程施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织，实行统一管理的工程基本建设单位，它可以是有一个或若干个具有内在联系的工程所组成。
单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可独立发挥生产能力或工程效率的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
分部工程：是单位工程中可以独立组织施工的工程。
建设工程文件：是在工程建设过程中所形成的可信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
工程准备阶段文件：工程开工以前，在逆向、审批、勘察、设计、招图标等工程准备阶段所形成的文件。
监理文件：是监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中形成的文件。
施工文件：指施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。
竣工图：指在工程竣工验收以后，能够全面真实的反映建设工程项目的施工结果的图样。
竣工验收文件：是在建设工程项目活动过程中所形成的文件。
建设工程档案：是在工程的建设过程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字，图表，分项等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。
案卷：是由附有联系的若干文件组成的档案保管单位。
立卷：是按照一定的原则和方法将有保存价值的文件分文别类的整理成案卷的过程也称主卷。
归档：是在文件形成单位完全其工作任务后，将形成的文件整理成立卷，按有关规定，移交给档案管理机构的过程
建筑工程：是为新建、改建和扩建房屋建筑、构筑物设施所进行的规范、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成工作实体。
建筑工程质量：是反映建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括安全使用功能及其耐久性能，环境保护等方面所有明显和隐含特性组合
验收：是建筑工程在施工单位自行自量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批分项分部，单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准，以书面形式对工程质量达到合格与否进行确认。
进场验收：对现场施工的材料，构配件，设备等，按相关标准规定按要求进行检验，对产品达到合格与否做出确认。
检验批：按统一的生产条件或按规定的方式汇总起来检验用的，由一定的数量样本组成的检验体。
检验：对检验项目中的性能进行量测、检查、测验的，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。
交接检验：是由施工的承建方与完成方经双方检查并对可否继续施工做出确认的活动。
见证取样检测：在监理单位或建设单位监督下，由施工单位有关人员现场取样，并送去相应资质检测单位进行检测。
主控项目：是建筑工程中的对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验项目。
一般项目：指除主控项目以外的项目。
抽样检验：指按照规定的抽样方案，随机的从进场的材料、构配件、设备或建筑工程的检验项目中按检验批抽取一定数量的样本所进行的检验。
抽样方案：根据检验项目的特性所确定的抽样数量和方法。
计算检验：在抽样的样本中记录每一个体有某种体系或计算每一个体中的缺欠数目检查方法。
计量检验：在抽样检验的样本中，对每一个体测量其某个特定特性的检查方法。
观感质量：通过观察和必要的量测所反映工程外在的质量。
返修：是对不符合标准的部位，采取整修等措施。
返工：是对不合格的工程部位，采取了重新制作重新施工等措施。
（四）参建方工程资料的管理职责
1.通用职责：
1）参建单位应工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
2）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中应设有专人负责收集整理。
3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。
4）工程各参建单位应确保文件的真实、有效、完整和齐全。要用规范表格。
5）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、规范和施工质量验收标准、工程合同与设计文件等规定。
6）对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撒、损毁或丢失等，应按有关规定予以处罚，追究法律责任。
2.建设单位职责
1）负责基建文件的管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。
2）在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，应对工程资料和档案的编制责任、费用、套数、质量和移交期限等提出明确要求。
3）向参与工程建设的勘察、设计、监理、施工、等单位提供与建设工程有关的资料。
4）本单位采购的建筑材料/设备/构配件，应保证符合设计文件和合同要求。相关物质文件的真实/完整和有效。
5）负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作，可委托监理单位检查。
6）对需建设单位签认的工程资料应签署意见。
7）应收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程档案。
8）应负责组织竣工图的绘制工作，也可委托设计单位、监理单位或施工单位，并按相关文件规定承担费用。
9）列入城建档案馆接收范围的工程档案，建设单位应在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程档案进行预验收，为取得《建设工程竣工档案预验收意见》的，不得组织工程竣工验收。
10）建设单位应在工程竣工验收后三个月内将工程档案移交城建档案馆。
3.施工单位职责
11）应负责施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。
12）负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。
13）应在工程竣工验收前，将工程的施工资料整理、汇总完成。
14）应负责编制两套施工资料，其中一套移交建设单位，另一套自行保存。也可视实际情况而编制多套。
（五）施工单位资料员的敢为职责
岗位职责：
负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位，其它有关部门之间的文件及资料收发传达管理的工作应进行规范的管理，做到及时收发认真传达妥善管理准确无误。
负责所涉及的工程图纸传阅、借阅、整理、组卷、保管、移交、归档。
参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。
负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。
及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。
处理好各种公共关系。
收集工程资料的原则：
及时参与原则：施工单位的文件收集管理工作必须纳入整个工程项目管理的全过程，资料员应该参加技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常参入建设工程现场了解施工动态，及时正确掌握工程施工管理全面的信息，便于工程资料的及时收集、整理和核对
保持同步原则：资料的收集工作于工程的每一道工序都密切相关，必须与工程的施工同步进行，以保证文件资料的正确性和实效性。
认真把关原则：与项目经理，施工技术负责人密切配合，严把文件资料的质量关，无论是对企业的内部还是对相关单位之间往来的文件资料，都应认真核查校对，发现问题及时纠正。
文件资料的管理工作：
整理分类：施工资料必须及时整理分类，其分类的方法主要有以下几类：按资料的来源不同分类，按资料的归档的对象不同分类，按资料的专业性质不同分类，按资料的内容不同分类，按资料的形成的先后顺序不同分类。
存放保管：施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具，用来存放文件资料，并加强管理和增强防范意识，做好防火、防盗、防虫等工作。
严格履行戒律手续：应建立健全的完善管理文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失和损坏。
及时组卷、归档、移交，对收集整理后的资料应及时组卷，按照合同和有关规定及时把需要建设单位、施工单位、承建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。
处理好各种公共关系：
1.处理好与项目经理之间的责任承包关系。
2.处理好与技术负责人之间的业务直接领导和被领导之间的关系。
3.处理好与技术员、施工员、材料员、质检员、安全员、造价员等之间的协同工作关系。
4.处理好与工程项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系。
5.处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来关系。
6.处理好与监理单位之间的监理和被监理之间的关系。
7.处理好与城建档案部门之间的监督指导与被监督指导关系。
（六）建筑工程资料归档的范围
归档的范围：凡是与工程建设有关的重要活动，能够记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件和资料都应收集齐全并整理主卷后向相应部门归档。
向承建档案馆报送工程档案的工程范围：
1.民用建筑工程：住宅建筑、办公用房、文化、教育、医疗保健、体育、商业、金融、服务、科技信息、政治、纪念性建筑等。
2.工业建筑工程：冶金工业、机械工业、石化工业、轻纺工业、电子仪表、建材工业、医药工业、食品工业及其他建筑工业等。
3.改建、扩建或抗震加固的工程：凡是民用建筑、工业建筑工程，需要进行较大规模的改建、扩建或采用加强抗震加固措施等的均应报送工程档案。
（七）工程资料保管的期限与密级
工程资料保管的期限的划分
保管期限可分为：永久—指工程档案需永久保存。
长期—指工程档案的的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期—指工程档案馆保存20年以下。
如果在同一案件内，同时出现不同期限的文件资料时，则按其保管期限较长的为准。
工程资料保管密级的划分
保管密级可分为：绝密、机密、秘密。如在同一案件内，同时出现不同等级的密级，则按其密级最高的为准。
（八）工程资料的载体形式
工程资料载体形式：1.纸质载体；2.缩微品载体；3.磁性载体；4.光盘载体。（主要形式：纸质载体、光盘载体）
光盘载体的电子工程档案的归档：存档保管单位，尤其是城建档案馆，在接收工程档案时，首先要对纸质载体的工程档案进行仔细严格的验收，验收合格后，进行电子工程档案的资料核查，核查无误后方可进行电子工程档案的光盘刻制。光盘的封套必须按照规范的形式进行。