高职院校文秘专业《档案管理学》教学改革探讨

一、《档案管理学》在文秘专业课程体系中的地位

档案管理技能对秘书工作具有较强的实用价值。一方面，文秘人员负责文件的形成与办理，承担本单位年终文件的立卷归档；另一方面，文秘人员在辅助领导决策和开展机关日常工作中，需要大量地查阅档案，是档案的主要利用者之一。因此，文秘人员档案意识的强弱，对档案与档案工作特点、性质、作用、规律、原则与技术方法等方面的了解和认识的程度，不仅直接影响档案的形成和管理，还会影响档案利用工作的开展，甚至影响档案在经济建设和社会各项工作作用的充分发挥。

高等职业技术教育培养应用型人才，培养的人才的质量能不能满足社会发展的需要，能不能适应社会发展的节奏，是用人单位和高职院校应该重点关注的问题。高职院校文秘专业学生毕业后主要在党政机关、事业单位、国有或民营企业从事秘书及相关工作，文书档案工作是秘书工作中重要的一部分，做好这些工作，必须具备良好档案管理技能。那么，怎样才能具备良好的档案管理技能呢？一方面离不开经验的积累，另一方面也是很重要的就是要通过《档案管理学》的学习掌握档案管理及相关知识，了解档案管理工作一系列环节，培养学生实际操作能力。

因此，《档案管理学》这门课在文秘专业教学体系是有重要地位的，应视为文秘专业的核心课程来抓。改革传统的教育理念，在课程内容和教学方法、途径上有所创新。

二、《档案管理学》教学现状分析

《档案管理学》这门课在文秘专业教学体系中的地位很尴尬，尽管大部分高职院校已经开设了《档案管理学》，效果不甚理想，另人难以想象的是却某些院校准备把这门课从教学计划中删掉。该课程教学主要存在以下问题：

1.教材过于陈旧

据笔者了解，当前合适高职院校文秘专业《档案管理学》教材很少，多数院校则是选用本科档案学所用教材，这种教材偏重阐述档案馆和机关档案室的档案管理理论知识，无论从理论体系还是知识结构都不是文秘专业学生应该掌握的。主要体现于：一是档案学基础理论知识介绍的篇幅比例很大，档案馆的业务知识篇幅也不少，这不是高职文秘专业学生将来要从事的主要工作；二是国家为了社会的发展，提倡文书档案一体化管理，发布了许多新的关于文书工作和档案工作的法规及业务规范，而传统教材由于更新不及时，存在知识陈旧的弊端，不符合档案管理发展的趋势，也不利于学生毕业后对档案工作新变化的适应。

2.课程内容设置不合理

文秘专业的教学改革虽然实行很多年，也得到相应的重视。但是《档案管理学》的课程内容设置却一直是改革的死角。该课程的内容结构包括档案学基础理论、档案室档案工作，档案馆档案工作以及特殊载体档案的管理。没有提出高职文秘学生应以档案室档案工作为主的宗旨，而且对实践不够重视，没有开设相应的实践内容。随着计算机技术逐渐应用于档案管理工作，纸质档案逐步向电子档案转化，《档案管理学》的教学应该有所侧重。

3.教学途径、方法单一

随着教学改革的深化，高等职业技术教育方法有了很大的改观。但是部分高职院校的《档案管理学》却没能打破长期以来盛行的教学方法：即以课堂教学为主，以知识灌输为中心，以实习教学为辅助。这种传统的教学方法，以教师课堂讲授的方式为主，主要停留在书本知识的范围内，知识面窄，学生则是被动接受，参与性和积极性都不高，难以与实践结合，档案管理技能培养的作用不大。

三、《档案管理学》教学改革途径与方法

确立《档案管理学》在高职院校文秘专业中的核心位置，档案管理技能对文秘专业学生的是很重要的，通过《档案管理学》的学习，能达到掌握档案管理基本技能，提高档案意识。在教材选用和编写，课程内容的设置以及教学方式这些方面相应的改革。

1.

选用符合高职文秘专业实际情况的教材

高职院校文秘专业的教材应为《档案管理学》，内容应侧重档案整理和利用，删减抽象的理论知识，加大应用技能训练。任课教师必须精心选择符合实际业务规范的教材，并紧随国家对档案工作业务规范的推出，进行深入细致的研究，补充编写新的业务规范操作指南、解析等辅助资料。因此可选用靳古隆先生2002年6月通过河南省档案局组织的科学技术成果鉴定的“机关文书与档案管理模拟训练教学”，在此基础上编写的基础理论知识教材《机关文书与档案管理模拟训练》（上册），能力培训教材《机关文书与档案管理模拟训练》（下册），这一套教材具有实用性、新颖性、系统性、规范性、节俭性和可操作性等技术特征，可应用于高职院校文秘专业教学，有效地使学生全面、系统地初步掌握机关文件与档案一体化管理的技能，缩短学生毕业胜任工作的适应期。

2.完善《档案管理学》课程内容

根据职业技术教育的特点修订《档案管理学》教学大纲和教学实践大纲，突出理论知识和实践知识相结合。《档案管理学》课程内容结构安排大致应包括三部分：文书档案工作概述，档案管理，特殊档案管理。此外，要深入了解社会人才市场对档案管理人员的需求，进行系统的岗位定位，深入机关档案室、档案馆调查用人单位对人才的素质要求，按照单位的素质能力要求确定培养目标，提出能力要求，制定相应的有针对性的课程内容和不流于形式的实训。教学应以应用为目的，加强针对性和实用性，注重专业理论知识和专业操作技能结合及职业道德品质的培养，建立一个合乎教学原理、教学规律，重点强调实践（训），便于实施和学习的课程体系。

高职教育文秘专业学生今后择业方向将是偏重中小型企业，除了掌握基本的文书档案管理知识外，教师还应该补充科技档案、专门档案以及照片、胶片和磁光盘等新载体档案的管理。除此之外，在完成《档案管理学》教学任务的基础上适当补充档案界的热点问题，供学生学习和讨论。笔者在教学过程中，就补充“大学生信用档案的建立”、“大学生心理档案的建立及重要性”、“‘弃档’现象的分析”等内容，取得良好地效果。

3.注重教学方法的改进

《档案管理学》传统的以教师讲授形式为主，内容显得枯燥，容易造成厌学情绪。面对没有实践工作经验的学生，要积极利用有限的条件，通过教学方法的不断改进，让整个课堂变的有吸引力。这样能既丰富学生的专业知识也提高学生的实践能力。

首先，提倡教学方式多样化。教学过程中，既要有以教师讲授为主，也要有案例分析，启发式、讨论式教学方法。如讲授档案检索，可与图书馆的检索分析比较；讲授会计档案时，从反倾销案入手，借助案例讲授会计档案的重要作用和整理工作。

其次，借助多媒体等现代化的教学方式，丰富教学内容。制作和使用课件就是一种很好的方式，课件有理论知识，并在特定的内容里添加图片和音频文件，如档案管理过程中使用的表册样式、档案馆的库房实景，档案管理设备的外观样式、整理完毕的档案规范样本等，可以在轻松的氛围中吸取知识并能加深学生的印象，提高课堂教学效果。

再次，加大实践教学环节的比重。结合学校实际情况，将学校保管档案的部门，如办公室、人事处、财务处等部门作为《档案管理学》课程的实习基地，注重学生的动手操作能力的培养。在条件具备的情况下，带领学生参观档案馆，将地方档案馆作为教学实习基地则是能培养学生更广阔档案知识。利用周末，由教师带领学生分批到学校所在市县的档案局（馆）参观，了解局（馆）的业务，同时也是有助于更好理解档案行政管理体制。番禺职业技术学院就是采用高校与当地档案部门合作的一种方式，实践证明档案馆为学生提供的教育资源是可持续的，将得到不断完善。

高职教育文秘专业《档案管理学》的教学改革是一个逐步、渐进的过程，它和普通高等院校档案学专业对它的要求不一样，当务之急是编辑出版一套适合高职文秘专业的档案教材，面向应用、注重理论与实践结合，面向社会各行业对档案管理的需求，培养学生实际操作能力。