会计软件中设计反记账功能探讨

无论在手工会计系统还是在计算机会计系统中，都要根据已审核的记账凭证登记账簿，称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消，使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作，也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能，一直存在激烈的争论。笔者认为，反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据发生错误时予以更正的理想方式，不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处，对其使用设置严格的限制条件。

一、反记账的作用

反记账在下述三种情况下有着无可替代的作用。

1.大量的错误凭证被登记入账。这种情况在计算机会计系统投入使用初期（尤其在试运行期间）非常容易发生。如果没有反记账功能，则只能编制大量的错账更正凭证予以更正，从而导致账簿中存在大量的冗余信息，影响会计信息的使用。从审计的角度来看，当审计人员查到一笔又一笔的错账时，这些错账也许在后续的凭证中进行了更正，但仍会使审计人员对错误产生麻痹思想，影响审计工作效率。如果有反记账功能就可以先取消记账，把错误凭证全部更正后再重新记账，账簿中的冗余信息就可以大大减少，账簿信息就会简洁明了，便于利用。

2.账证不符。在计算机会计信息系统中，记账实质上是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中，而且正式过账前要先对记账凭证进行平衡校验，以保证其正确性，所以账证一般是相符的。但是当计算机会计系统遭受计算机病毒的侵袭，或者存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害，或者账簿数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为非法篡改时，就完全可能导致账证不符。无论是账簿错误还是凭证错误，或者账簿、凭证都有错误，都无法像手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正，*4的办法就是反记账。如果凭证数据正确，仅仅是账簿记录有误，取消错误的账簿记录后将正确的凭证数据转入即可；如果是凭证有误，则不管账簿记录是否正确，均应先取消账簿记录数据，再对错误凭证一一进行更正，审核无误后重新登记入账。

3.记账过程意外中断。在手工会计中，记账人员只需接下去登记就可以了。但在计算机会计系统中，记账是由计算机自动进行的，当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程意外中断时，财会人员无法了解计算机到底已经登记了多少张凭证，因而也就无法在系统恢复正常后继续登账。也许从理论上说，精通计算机和会计软件的人能通过查询账簿数据库记录等方法获知记账过程中断时已登记的凭证数，但对普通的会计人员来说，这是不现实的。况且即使获知记账过程意外中断时已登记的凭证数，会计软件也不允许接着记账，*10的办法就是设置反记账功能。对此，《会计核算软件基本功能规范》也规定，会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然，要恢复到“最近状态”就需对最后一次记账进行反记账。

二、反记账功能使用条件设计

反记账功能显然不是一个常用的功能，它只有在前述三种特殊情况下才能使用。如果滥用反记账功能，则不但影响会计处理的严肃性，也会大大增加工作量。许多人就是以此为由反对在会计软件中设计反记账功能。因此，对反记账功能的使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括：

1.操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中，记账人员应对账簿的正确性负完全责任，谁记账有误就只能由谁负责更正。设置反记账功能的目的，就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账，从本质上讲，这是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性，避免滥用反记账功能，操作者必须得到系统管理员授权后才能进行反记账。

2.只能在结账前进行。结账就是在本期经济业务全部处理完毕并确认无误后予以封账。进行结账操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理，因而不但不允许输入本期的记账凭证，也不允许对本期经济业务进行记账和反记账。

3.只能按凭证号或日期逆序连续进行操作。记账是按日期和凭证号顺序进行的，只有逆序地连续取消账簿数据库的记录，才能保证重新记账的正常进行。这就意味着，反记账时应该以账簿数据库的最后一条记录（或者说是最后一张已记账的凭证）为起点，依逆序前溯定位，确定出反记账的记录数，而不能从账簿数据库中任意抽取几条记录（不管是否连续）作为反记账的范围。

三、反记账过程的数据处理

反记账是记账的逆操作，即将账簿数据文件中的最后一条或多条记录转回到未记账凭证文件中去，应该转回的记录就是反记账的范围。一般来说，这个范围应该由反记账执行人员根据需要确定。但是在记账过程意外中断而需恢复到记账前状态的情况下，会计软件应该提供自动定位的功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记账前先将账簿数据内容备份到硬盘的某一固定文件中去，如记账过程意外中断，则以备份文件恢复账簿数据文件。由于每次备份到硬盘的文件名是固定、*10的，所以只能针对最后一次记账数据进行恢复，且只能进行一次。而且这种备份和恢复是对月内账簿数据的完全备份和完全恢复，如果一个单位的经济业务量较大，在月末进行记账和反记账就会耗费较长的时间。为了提高效率，设想采用如下两种方法加以解决：

1.在未记账凭证文件中保留已记账凭证记录。记账时，将记账范围内的凭证追加到账簿数据文件中，但不删除未记账凭证文件中的相应记录，只是作已记账标识，使其在编辑、查询未记账凭证时能自动被过滤掉，同时每一次记账后都在该未记账凭证文件上作截止标识。这样反记账时既可以直接按凭证日期、编号等指定范围，也可以根据每次记账后所作的截止标识恢复到最后一次或最后几次记账前的状态。反记账的实现也不再是将账簿数据文件记录转移到未记账凭证文件中，而是删除账簿数据文件的有关记录，同时去掉未记账凭证文件中相应记录的已记账标识和截止标识。在这种方式下，虽然未记账凭证文件的记录增加了硬盘占用空间，但省却了每次正式记账前的数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现行方法相比，这种方法效率更高，占用空间更少，使用起来更灵活方便。

2.将未记账凭证文件与账簿数据文件合而为一，只设置一个记账凭证文件。这个记账凭证文件用于存放全部未记账凭证和已记账凭证，其结构包括上述未记账凭证文件与账簿数据文件中的所有字段，即除了未记账凭证填制时涉及的各个字段外，还要加上已记账标识、记账人姓名等。同*9种方法一样，为了能恢复到最后一次或最后几次记账前的状态，还要加上一个截止标识字段，以记录每次记账的范围。当需要增加、编辑或查询未记账凭证时，就将打上已记账标识的记录过滤掉；当需要进行账簿查询或打印时，就把没有已记账标识的记录过滤掉。每次记账时，在记账范围内的凭证记录中加上已记账标识和记账人姓名，并将记账范围内的最末一条记录打上截止标识就可以了。这种方法下反记账的实现更加简单，只要将反记账范围内记录中的已记账标识、记账人姓名以及截止标识去掉即可。