写对一封电子邮件你需要知道的16件事

1、电子邮件最主要的功能是传递信息、作为工作记录。因此，大家要养成发送、整理、保留电子邮件的习惯，这玩意关键时刻能救命。千万别傻乎乎的因为邮箱满了，就把邮件给删除了。

每一次邮件往来，都保留了你工作的过程与证据。

2、无论你给谁写电子邮件，请加上一个标题。这个标题的作用不仅仅是让对方知道这封邮件是干嘛用的，也为你日后查找邮件提供了便利。另外，别把问题或者邮件内容直接作为标题，你这是来搞笑的。

3、不要直接转发别人的邮件，却不添加任何正文内容。说实在的，这种邮件我是不看的。请好歹在正文中简要概括一下转发邮件的目的与主要内容，这也是对别人的一种尊重。尤其是那种转发了N次，或者邮件往来了N次的，你这是让新的收件人用思维导图来整理你们的逻辑吗。

4、如果你要转发邮件，请注意邮件中是不是有些隐私信息。曾经工作中就遇到过这样的事情：行政部问人力资源部要了一份全套的花名册，作为体检名单。结果再下发体检名单的时候，行政部的同事直接转发了邮件，更要命的是，这个邮件中有全部员工的婚姻信息：大龄未婚、离异丧偶、隐婚密婚，一时间公司的午餐时间就多了很多八卦内容。

5、如果你是邮件的收件人，那么就请回复一下吧。如果真的暂时没有办法回复的很详细，可以写一句：邮件已收到，我会尽快回复你的。再退一步讲，如果你暂时不想回复他的邮件，那么就尽量别点开。因为有些人设置了点开提醒，你一点开，他就知道了，结果你还迟迟不回复，这让人太尴尬了——你是对我有什么意见吗。

6、如果你是被抄送的那个人，那么你就是需要知道这件事的人。但是，如果对方在发你邮件时抄送了某某某，那么你再回复邮件时，也要抄送给某某某。否则被抄送的那个人很困惑：怎么只有提问，却没有回答？怎么只有来，没有往呢？

7、有的时候，邮件抄送给领导，相当于让领导知晓，省去了事事都要跟领导汇报的麻烦。不过，在抄送领导之前，你最好将工作的主要安排与计划大致跟领导说一下，在得到授权后进行。否则，领导看着一封封邮件飞来飞去，莫名其妙。还以为你俩在那里用邮件聊天呢。

8、邮件中还有个功能叫作密抄，就是对方不知道你抄送给了这个人。听起来就很阴险的感觉，因此不常用。

9、邮件中的附件最好别超过4个，否则就感觉特别凌乱。如果超过了，那就打个包。另外，最为关键的是，请不要忘记给附件也命名。经常有人给附件的名称标注为“文件”，这个名字跟没有是一样一样的。

10、邮件中会有标注紧急或重要的标志。你可以使用，但是，不要让你发出的每一封邮件都有这个紧急或重要的标志。这让收件人很不舒服，感觉一直再被催促。如果你的每一封邮件都是紧急或重要，最直接的后果就是大家认为你的邮件都不紧急、都不重要。

11、邮件开头要有个合适的称呼。要么你称呼人家职务，什么王总、孙总、李经理，不确定职务的加个“老师”也是好的；要么你称呼人家比较温馨的名字。如果对方是三个字的名字，你就不要加姓氏了，这样显得亲切点，否则，感觉有点像质问；或者洋气点的来个英文名也行。如果你是群发，那么就写个“各位亲爱的同事”之类的吧。

12、邮件的正文尽可能简洁、明了、准确。邮件不是职场正式的应用文，少一些繁文缛节，把该说的尽可能说清楚就好了。另外，尽量别往邮件里插入太多的图片啦、表格啥的，显得邮件特别臃肿。最后，邮件里的标点符号，少用感叹号，否则显得那么盛气凌人。

13、邮件正文如果有很多内容，要用分行或者用“1、2、3”区分。正文写完了请检查一遍，别匆忙发出去。如果真的发错了，修改后再发送的，也不要标注什么“以此为准”或者什么“终稿”、“终终稿”、“终极稿”，最简单的方式就是标注日期，显然越新的就是越“终”的。

14、如果邮件发错了是可以撤回的，但前提是在对方点开邮件之前。如果已经点开了，你就赶紧跟人家电话解释清楚。同时提醒大家那些邮件中重名的人。

15、邮件结尾的时候，别忘了客气客气。尤其你这份邮件本来就是给别人布置工作或者任务的，你还不赶快安抚下，什么“大家工作烦劳，多有打扰”之类的。如果你是对领导的，那么加个“请您审阅”之类的。反正说好听的又不要钱。

16、别忘了给自己的邮件设置一个签名。这个签名不用太长，姓名、公司、职务、联系方式、通讯地址，就差不多了。如果你非要显得自己与众不同、品味独特，那么就加一个座右铭或者鸡汤语就差不多了。千万别整一堆没用的。