如何有效地管理好自己的时间

一、掌握时间管理的基本原则
时间管理的对象不是时间，而是每时每刻发生在我们身边的事件，探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的关键是把每一件事情都能够控制得很好，合理有效地利用可以支配的时间。时间在使用过程中，确实存在着一些基本原则。如果我们掌握并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用;如果不了解、不遵循这些原则就可能将时间浪费。
(1)方便性原则
时间管理的目的是为了节约时间，有效利用时间，不管采用什么方法，使用什么工具，都应该坚持把方便性作为第一原则，只有做到了方便，才能快捷、熟练、高效。如果采用的工具、方法过于复杂，或自己不熟练，只能浪费时间，得不偿失。尽管我们进入了网络时代，但就时间管理的工具来讲，传统的笔和纸仍然是方便、快捷的;就时间管理的方法来讲，制定一个简单的日程表仍然是灵活、高效的。
(2)80/20法则
20世纪初期，意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕累托提出了“80/20法则”，即在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数(20%)，而不重要的因子则占多数(80%)，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。将“80/20法则”用在时间管理上，就是20%的工作时间会带来所有效益的80%。也就是说，处理最重要事务的20%的时间，将会带来80%的成效;而如果将工作花费在琐碎的多数问题上，就算花了80%的时间，也只能取得20%的成效。“出色”地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。所以，科学时间管理，不仅需要停止浪费时间的行为，更要有清楚的任务规划和管理意识。在控制时间总量的前提下，把高效的时间用到高效的工作中，进而把20%的时间持续扩大化。
(3)排出优先顺序原则
我们的工作可以按照两个维度划分：一个是工作的紧急程度，另一个是重要程度。对四种不同性质的工作采用不同的策略。
紧急而且重要的工作：指处理危机性事件，完成有期限压力的工作等。一般包括设备出故障，产品质量出现问题，与客户洽谈业务等。对这类事一般都不能马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。
重要但不紧急的工作：包括远景规划、创新、人才培养、组织协调、锻炼身体等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是要下苦功夫、花大量精力去做的事。
紧急但不重要的工作：包括接听电话，处理不速之客来访等。只有在优先完成重要工作后，再来考虑这类事件。这类事务也需要赶快处理，但不宜花过多的时间。
不紧急也不重要的工作：包括可去可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。
四种不同性质事件的表现形式及其影响和效果。
(4)计划性原则
做事要先有计划，事先对时间进行全面规划，以提高时间的有效利用，通过计划获得清楚的想法，以便采取清晰的行动。计划可以按时间，也可以按照项目。计划中时间间隔的长短，取决于时间在该项目中价值的大小。如果时间很紧迫，就要有更短的时间间隔。一个准备参加高考的高三学生通常是按天做计划的，一个正在考试的人是按分钟做计划的，一个百米比赛的人是按秒做计划的。
二、克服时间碎片化
随着智能手机、手提电脑等电子设备的普及，微信、微博、短信、邮件等成为人们随时随地进行沟通联系的手段。工作时间里，我们收到越来越多的与工作无关的信息，手机不停地响使得我们难以全身心地投入重要的工作，甚至时不时地看微信和邮件，生怕错过什么重要的信息。生活中，出门离不开手机，在家离不开屏幕，各种手持设备让我们随时随地在回邮件，我们连睡觉都跟手机在一起。手机屏幕、电脑屏幕和电视屏幕，这三幕将我们的时间分割得越来越零碎，我们的注意力越来越难以集中。
2004年，美国加州大学欧文分校的信息学教授格洛里亚·马克(Gloria Mark)带着她的研究生在两个美国的科技公司对那里的员工做了1000个小时的观察。他们发现，办公室里的员工平均每11分钟就会被电话、电子邮件或同事打扰一次，而他们的注意力重新回到早先的任务上则需要25分钟之久。
神经科学家研究显示，人们着迷于微信、微博，有种无法抑制的冲动去查看最新消息，这可能与大脑中的多巴胺有关。多巴胺是一种在大脑许多区域都会分泌的物质，它促使人们去寻找报偿，它让人们“想要”。有了互联网，由多巴胺带来的欲望能够快速得到满足。比如想要跟朋友说话，那就立即发一条微信给他，在半分钟之内就得到了回复，然后你就想要继续回复。这形成一种“想要”和“满足”的循环，每一次满足都带来更多的欲望。电子设备持续提供社交信息，而我们不知道新的信息在什么时候到达，也不知道新的信息是什么，这是造成设备令人成瘾的最重要原因。
随着社会竞争的不断加剧，对于一个想要有所成就的知识型员工来说，如何高效工作、合理利用时间、把时间花在“刀刃”上，不仅是生活在信息社会所要面临的技术性难题，也是必须具备的管理技能。而克服时间的碎片化是重中之重。以下是一些具体操作方法。
设置“安静时间段”。结合自己的工作特点，每天设置一个或多个“安静时间段”，这段时间里不拿手机，不上网，不看电视。集中精神从事重要的工作，看书，思考;或者专心致志地与家人、同事交流、沟通。我们不能高估自己的自控力，物理隔离永远是最简单、最有效方法。
集中时间处理信息。无论是手机中的微信、短信息，还是电脑中的邮件，很多是“不速之客”，用不着立刻、马上去处理，可以空闲的时候再浏览、回复，不会有什么影响。不要成为信息俘虏，也别幻想自己可以做到一心二用。即使我们在短时间内可以一边看书一边发微信，或是一边接电话一边处理手中的活儿，但差错率非常高，常常需要返工。
批量处理事情。批量处理事情最适用于将那些需要时间不长的零碎工作放在一起做，分时间和空间两种。现在打电话给客户，就把明天安排的客户的电话都找出来，集中打电话沟通，这是时间上的批量处理。把同一区域或附近区域的客户，尽量集中在同一时间段拜访，可以为你节约不少时间，这是空间上的批量处理。
利用零碎的时间。利用零碎的时间是个好习惯，是世界上很多成功者的习惯。一天中，我们有很多个零碎时间，如等电梯、等公交，上下班的路上等。调查发现，每天利用路上的时间学习，一年至少可以多出600小时。在零碎的空闲时间，不妨想想自己将要拜访的客户，想想自己的开场白，对自己的下一步工作做一下安排。
创造高效时间区。我们可以创造高效时间区，即在有限的时间里完成更多的事情。比如，平常上班的时候，比大家都早到半个小时，或者晚走半个小时，在这一段没有人打扰你的时间里静心考虑一些事情。
建立高效率的环境。比如办公桌上的物品，要根据自己的习惯摆放，如果你习惯用左手，那么你的电话应该放在右边，这样你可以右手接电话，左手写便条。每个人都要有物归原位的习惯，这样就不用花时间到处找东西，减少时间的浪费。
瘦身朋友圈。信息时代，物理距离不再是人们交流的障碍。因此，我们的朋友圈不断增大，需要联络的朋友越来越多。有小学同学、中学同学、大学同学，有以前的同事、现在的同事、客户、供应商，有家人、邻居、七大姑八大姨，有坐火车、乘飞机认识的，有吃饭、购物时邂逅的。生活和工作中没有朋友不行，盖洛普调查发现，保持持续高效的关键因素之一是在工作上至少有一个好朋友。建立一段健康的友谊，可以是补充精力的丰富源泉。但过多的朋友必然会分散我们的精力，人的精力是有限的，时间管理本质上是精力管理。过多的朋友使得我们的身体、情感、思想和精神的能量被无情地滥用，如不能得到及时的恢复和补充，就会影响效率、激情和创造力，或者在很多地方只是蜻蜓点水，却很少真正全身投入。
三、记录、分析与改进
“忙”几乎成为多数知识型员工共同的写照。但有时候，我们不知道为什么而忙，忙成为生活的本身。时间管理的本质是要能够主动、有效地控制时间，让时间为人服务，而不是整天追赶着时间的脚步，工作匆匆，生活也匆匆。
(1)记录时间
“时间都去哪儿了?还没好好感受年轻就老了，”这是2014年很火的一句歌词。知识型员工也需要问自己，时间去哪儿了?为什么总是那么忙乱?首先要记录自己的时间。根据自己的情况将每天的时间分成若干段，可以1小时为一段，也可以2小时为一段。睡觉前或第二天将活动事项填入相应的时间段。如果可能，还可以记录对活动事项的计划用时、实际用时以及超时原因。
(2)分析时间
一段时间后对记录进行分析，时间的计划性如何，是否经常超时，主要的时间用在什么类型的活动上了，用在重要但不紧急工作上时间占比，统计各类活动的频次，等等。同时，分析是什么原因造成了时间浪费。
因没有制订计划而导致时间浪费。
因不好意思拒绝而导致时间浪费。
因拖延而导致时间浪费。
因不速之客的干扰而导致时间浪费。
因电话、微信、短信、邮件等的干扰而导致时间浪费。
因会议过多与过长而导致时间浪费。
因文件资料杂乱无章而导致时间浪费。
因上下班交通而导致的时间浪费。
因应酬所导致的时间浪费。
因“事必躬亲”而导致时间浪费。
因与他人缺乏沟通、协调而导致时间浪费。
由上司所导致的时间浪费。
(3)改进时间管理
改进时间管理的方法有很多，关键是要有针对性。一般而言，可以采取以下方法。
减少电话干扰。阻挡推销、广告类的电话;集中时间回复电话，避免煲“电话粥”。
减少不速之客。客观分析会谈的必要性，有计划地约人和接受来访;事先设定会谈时间，对会谈内容有效控制，抓住关键内容。
减少无效会议。如果是自己决定召开的会议，要明确会议的目的、议题、预期效果，控制会议人数，保证会议不偏离主题;如果是参加上司或同事安排的会议，发言要简明扼要。
提高计划的有效性。养成凡事有计划的习惯;按照紧迫性和重要性对工作进行划分，制定工作的优先次序;每天预留20%时间来处理偶然事件或危机，总结突发事件的原因及处理方法，与同事或上司就工作内容、目标等达成一致。
有效授权。改变大包大揽的想法和做法;善于发挥下属的特点和优势;明确授权的标准、完成期限。
克服拖延。明确各自的职责和工作要求;确定工作的结点，制定进度检查的方法、步骤;改进工作方法，力戒“完美主义”;减少干扰。
学会说不。明确工作原则，对于违背这些原则的人和事坚决拒绝;计划好工作计划和优先次序，主动行动;克服“老好人”思想和要面子心理。
避免文件杂陈。在特定的时间整理、处理文件，养成清理桌面、电脑的习惯;对文件资料进行分类、标注。
四、把部分时间投资于未来
知识型员工需要把部分时间投资于未来，学习、总结、积累是典型的投资于未来的方式。一些人借口忙，而忽略学习;一些人不善于利用业余时间，将大好的时间用于没完没了的应酬和玩麻将上;一些人看到别人悠哉乐哉，自己也无所事事，殊不知别人可能学习累了才玩，或者在玩中思考。松下幸之助先生曾经说过：“想知道一个人会有什么成就，可以看他在晚上做什么。如果能够善用晚上7～10点钟的人，他的成就将比一般人高出两倍。”
在不影响当前生活和工作的前提下，把部分时间投资于未来，将会保持收入的稳定、价值的不断提升。
20世纪90年代中期，我所在的项目组设计的产品委托北京一家著名的企业加工生产。半年的时间，我负责现场技术服务和加工进度协调。其间，我与同一台机床的两名操作工人师傅经常在一起讨论加工工艺，彼此之间很快熟悉起来。他们两人同一个技校毕业，同一年进入企业，技术水平、操作熟练程度相当。不同的是一个下班后喜欢与朋友喝酒，一个业余时间在上大学。时隔多年，一个偶然的机会我与他们再次见面，两人有了很大的差别，一个仍然在开机床，一个通过业余时间学习取得了大学文凭，当上了车间副主任，负责整个车间的生产调度等工作。我想，造成他们两人之间差别的，在很大程度上可以归结于是否把部分时间投资于未来。
总之，对知识型员工来说，要想有所成就，必须科学管理自己的时间。时间是创造、整合价值的基础，正如德鲁克所言，时间是最稀有的资源，丝毫没有弹性，无法调节、无法储存、无法替代。