浅谈国有贸易企业的存货管理审计
存货作为贸易企业获取利润的工具,不仅占用的资金大,而且品种繁多,对企业的重要性不言而喻。对于大型国有贸易企业来说,绝大多数存货属于租用仓库异地存储,因此对存货的管理控制就显得更为重要。如何加强存货管理,提高管理效果,成为企业不断探讨的课题。实践证明,对存货进行不定期抽查审计,是发现管理隐患、堵塞管理漏洞的有效途径。中化供销集团审计监督部一年来通过开展系统内存货管理审计业务,对存货管理程序上的缺失和不当及时进行揭示和评价,并提出改进建议,从而强化了内控管理的力度,确保了资产的安全性。我们感到内部审计职能向管理审计拓展是大有可为的,真正起到了摸家底、揭隐患、促发展的作用。
一、存货管理环节常见的问题在进行存货管理审计的过程中,我们发现有些单位缺乏对货物流通的必要账簿纪录,从而不能将实物流转信息与账务信息一体化,对异地仓储的存货管理权弱化,财务部门的存货信息与业务部门和仓储单位的实物信息不能对应,具体表现有:1、商品实物已经入库,财务部门没有记录。由于企业采购业务与财务信息处理脱节,财务数据不能形成对物流的监控,二者在时间的反映上存在着很大差异。由于仓储功能并非由本企业完全控制,虽然在预付贷款账户中反映出采购行为,却存在着企业资源被挪用的风险。
2、商品己做财务入库,但失去了对实物的控制权。由于财务部门不能对仓储企业中的自有存货进行有效控制,很少通过实地盘点来核对账实,所以人库只是账面行为,存货只是以数据形式存在,极有可能造成账实不符。
3、库存商品已经出库,在财务账面没有反映。商品已经提货或已做仓库间的转移却没有反映在财务记录中。如果财务和业务部门不及时协调核对,则账面和报表的数字就会失真。
4、从仓储企业取得的商品权属证明存在不确定性。由于企业存货地点分散,实地盘点成本高,大部分存货只能从仓储企业取得证明。但现在相当数量的仓储企业是由原来的国有仓库转制而来的,管理水平较低,他们提供的商品权屑证明存在较大的误差,影响了企业对存货的计算。
5、缺乏对商品的期末盘点。因为上述的客观原因和传统做法,企业重视账面数字而缺乏实地盘点,势必加大存货估价的误差。
6、缺少对库存损耗的判定。同样,由于缺乏盘点,就不能对损耗的数量和损耗的环节(采购、运输、仓储等)做准确的判定。